Những việc cần lưu ý trước khi chuyển văn phòng công ty
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Bạn là người được giao nhiệm vụ tìm văn phòng mới cho công ty thì việc đầu tiên cần làm là phải xác định địa điểm đặt thuê văn phòng phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty để lên kế hoạch cụ thể. Tùy từng ngành nghề kinh doanh mà công ty bạn đang hoạt động: có thể thuê văn phòng theo địa chỉ tầng phòng của tòa nhà hoặc lựa chọn việc thuê căn hộ của các cá nhân…Bạn nên tìm hiểu nhiều địa chỉ khác nhau để có thể so sánh được không gian, môi trường và chi phí, như vậy công ty bạn sẽ có hướng xác định đúng đắn trong việc chuyển văn phòng. Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết giúp bạn biết được những công việc cần làm, phân công nhân viên trợ giúp và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển dọn để có cách xử lý tốt nhất. Việc phân công nhân viên trong công ty tham gia vào quá trình chuyển văn phòng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Sau khi xác định được địa điểm thuê bạn cần chuẩn bị phương án lên kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt.
Dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệt
- Kinh phí thuê địa điểm văn phòng mới:
- Kinh phí vận chuyển: Thuê xe riêng hoặc thuê đơn vị vận chuyển trọn gói
- Kinh phí thiết kế và trang trí nội thất.
- Kinh phú mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng
- Kinh phí di chuyển điện thoại internet từ văn phòng cũ sang văn phòng mới
Xác định thời gian chuyển văn phòng
Bạn sẽ phải trao đổi và thống nhất với lãnh đạo chuyển văn phòng vào thời gian nào? Trong trường hợp này Vận chuyển Kiến Vàng khuyên bạn nên tư vấn cho lãnh đạo lựa chọn thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc. Nếu công ty bạn không thống nhật được thời gian vào ngày cuối tuần thì có thể chuyển sang ngày làm việc thông thường: lưu ý nhân viên các bộ phận liên quan sắp xếp sao cho không ảnh hưởng tớ việc kinh doanh của công ty. Sau khi thống nhất với ban lãnh đạo được thời gian chuyển văn phòng. Bạn cần gửi thông báo thời gian thanh lý hợp đồng thuê nhà cho đối tác biết trước ít nhất 30 ngày.
Sắp xếp, đóng gói đồ dùng trong văn phòng
Chỉ đạo, hướng dẫn mỗi nhân viên trong công ty cách sắp xếp đóng gói đồ dùng cá nhân để tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển.
Vật dụng cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng: Thùng carton, thùng xốp, băng keo, dây quấn… (Lưu ý: bạn nên chuẩn bị số lượng lớn thùng carton để đóng gói)
Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị thêm những vật dụng như vải mềm, báo, mút xốp, để có thể đóng gói những thiết bị văn phòng dễ vỡ. Công việc này bạn có thể giao cho phòng nhân sự hoặc phòng lễ tân chủ động chuẩn bị và phát lại cho cá nhân và phòng ban theo số lượng cần thiết.
Trong quá trình chuẩn bị không tránh khỏi những khó khăn. Bạn có thể liên hệ sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng qua số 02466.635.536 | HOTLINE:0961.817.222. Kiến Vàng cam kết bạn sẽ không cần mất thời gian chuẩn bị vật dụng đóng gói, nhân công và phương tiện vận chuyển. Chúng tôi chuyên cung cấp đầy đủ dịch vụ trước và sau quá trình chuyển văn phòng. Điều này giúp công ty bạn giảm thiểu được thời gian chuẩn bị vật dụng và nhân công nhanh chóng đi vào hoạt động ở văn phòng mới.
Hoàn trả mặt bằng
Thông báo cho đối tác hay chủ nhà của văn phòng cũ thời gian đến kiểm kê, xác định tài sản khi hoàn trả mặt bằng. Sau đó lập văn bản có xác nhận của 2 bên để tránh các rắc rối pháp lý sau này.
Trên đây là những lưu ý cần thiết mà Kiến Vàng muốn chia sẻ đến các bạn, hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc chuyển văn phòng đến địa điểm mới.
Trên đây là những lưu ý mà chúng tôi nghĩ các bạn nên tham khảo qua trước khi chuyển văn phòng. Và để có thể hỗ trợ nhiều hơn nữa, tốt hơn nữa, bất cứ khi nào cần bạn hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số hotline 0961.817.222 để được tư vấn miễn phí về chuyển văn phòng cũng như hỗ trợ báo giá, lên phương án miễn phí.
